لماذا تعتبر حالة صحة المشروع مهمة؟
كل منظمة تدير عدة مشاريع تحتاج إلى طريقة سريعة لمعرفة أين يجب التركيز. التقارير التفصيلية مفيدة، لكنها تستغرق وقتًا للمراجعة. حالة صحة المشروع توفر مؤشراً واحداً يوضح الوضع العام للمشروع: هل هو على المسار، متأخر، في خطر أو مكتمل.
بالنسبة لمديري الابتكار ولجان التوجيه، فإن هذا يوفر عدة مزايا:
وضوح فوري: يمكنك معرفة حالة المشاريع في لحظة.
اتساق: جميع قادة المشاريع يبلغون بنفس الإطار، مما يجعل النتائج قابلة للمقارنة.
تركيز القرارات: يمكن للجنة تحديد المشاريع التي تحتاج إلى مناقشة أو دعم إضافي.
شفافية: يتشارك الجميع نفس اللغة عند الحديث عن حالة المشاريع.
💡 نصيحة: اتفق مع قادة المشاريع على تحديث الحالة بشكل أسبوعي أو نصف شهري أو شهري. هذا يحافظ على دقة الرؤية ويمنع المفاجآت.
أين تجد حالة صحة المشروع؟
عند فتح مشروع في Innovation Studio، تظهر صفحة تفاصيل المشروع. أسفل صورة المشروع مباشرة توجد شريط الأدوات. في أقصى اليمين ستجد خيار حالة صحة المشروع.
بشكل افتراضي، يتم تعيين المشاريع الجديدة على "On track" (أخضر). يمكن للمسؤولين أو قادة المشاريع الذين لديهم الصلاحيات تغييرها لتعكس الوضع الحالي، مثل At risk عند وجود تأخير، أو Off track عندما تصبح الخطة غير قابلة للتنفيذ.
الظهور داخل المنصة
عرض كانبان: في Innovation Studio → Projects → Kanban، تظهر الحالة في الركن السفلي الأيمن لكل بطاقة مشروع.
عرض القائمة: تظهر الحالة كعمود إضافي في قائمة المشاريع.
التصدير: يتم تضمين الحالة في ملفات التصدير، ما يجعلها متاحة في أنظمة التقارير الأخرى.
💡 نصيحة: في اجتماعات لجان التوجيه، استخدم عرض كانبان للتعرف بسرعة على المشاريع الخضراء والبرتقالية والحمراء.
الحالات الافتراضية
يوفر Accept Mission مجموعة افتراضية من الحالات لتبدأ بها. يمكنك تعديلها لاحقًا، لكنها تقدم إطارًا واضحًا:
الحالة | الوصف | الدرجة (0–100) |
Not started | لم يبدأ بعد؛ لا توجد مخاطر تؤثر على الخطة. | 0 |
On track | يسير حسب النطاق، الجدول الزمني، والميزانية. | 20 |
On hold | متوقف بقرار محدد؛ لا يوجد عمل حتى إشعار آخر. | 40 |
At risk | هناك مخاطر كبيرة؛ خطة معالجة قيد التنفيذ؛ تأخير محدود. | 60 |
Off track | الخطة غير واقعية؛ النطاق أو الجدول الزمني في خطر؛ يحتاج لتصعيد. | 90 |
Completed | تم إنجاز النتائج والموافقة عليها. | 100 |
كل حالة مرتبطة بدرجة شدة بين 0 و100. هذه الدرجة مفيدة للوحة القيادة والتقارير والتكاملات.
تخصيص حالة الصحة للمؤسسة
يمكن للمسؤولين تعديل الحالات بالكامل لتناسب احتياجات المؤسسة. للقيام بذلك:
انتقل إلى Innovation Studio → Settings → Health Status.
سترى قائمة بجميع الحالات الحالية.
يمكنك من هنا:
إعادة ترتيب الحالات بالسحب والإفلات.
تعيين الحالة الافتراضية التي تُطبّق على المشاريع الجديدة.
تعديل العناوين والأوصاف والدرجات.
تغيير الألوان والأيقونات.
إضافة حالات جديدة.
💡 نصيحة: اجعل القائمة بسيطة. الكثير من الحالات تربك القادة وتقلل وضوح الصورة للمدراء.
مثال مع InnovationLands
لنفترض أن InnovationLands تدير عشرة مشاريع ابتكارية في وقت واحد. من خلال إعداد الحالات بشكل واضح، يبلغ جميع القادة بنفس الطريقة:
أخضر = On track
برتقالي = At risk
أحمر = Off track
في عرض كانبان، يستطيع المدراء رؤية المشاريع التي تحتاج الانتباه فورًا. إذا كان هناك ثلاثة بالبرتقالي وواحد بالأحمر، فستكون هذه المشاريع محور النقاش في الاجتماع القادم.
أفضل الممارسات
التحديث بانتظام: لا تترك الحالة ثابتة، اجعل تحديثها جزءاً من دورة التقرير.
الدمج مع القوالب (canvases): استخدم قوالب حالة المشروع لتوفير مزيد من السياق.
التركيز في الاجتماعات: مر بسرعة على المشاريع الخضراء، وخصص وقتًا للمشاريع البرتقالية والحمراء.
دمجها في الحوكمة: اجعل تحديث الحالة خطوة أساسية في إدارة المشاريع.
التقارير والتكاملات
بيانات حالة صحة المشروع ليست حصرية داخل Innovation Studio، بل يمكن استخدامها خارجه أيضًا:
Power BI: متاحة عبر الموصل لعرض النسب المئوية للمشاريع حسب الحالة.
API: يمكن استرجاعها عبر API لاستخدامها في تطبيقات خارجية.
Power Automate: يمكن تفعيل إجراءات آلية. مثلًا: إذا تحول المشروع إلى "Off track"، يتم إرسال تنبيه تلقائي للجنة التوجيه.
💡 نصيحة: أنشئ في Power BI لوحة تعرض توزيع الحالات كنسب مئوية، للحصول على نظرة شاملة فورًا.
مثال عملي
في مؤسسة InnovationLands، يُطلب من القادة تحديث حالة المشروع كل أسبوعين.
المشروع A يبقى أخضر.
المشروع B يتأخر بسبب مشاكل الموردين ويتحول إلى برتقالي.
المشروع C يتجاوز الميزانية بكثير ويصبح أحمر.
في الاجتماع، لا يُناقش المشروع A بالتفصيل، بينما تتم مناقشة B و C بشكل موسع. الحالة اللونية أوضحت فورًا أين يجب التركيز.
الخلاصة
حالة صحة المشروع أداة قوية لإدارة المشاريع:
تظهر في شريط الأدوات وعلى بطاقات كانبان والقوائم والتقارير.
تأتي مع حالات افتراضية يمكن تعديلها بالكامل.
تساعد القادة على التواصل بوضوح واتساق.
توفر للجان التوجيه رؤية مباشرة لصحة المحفظة.
تتكامل مع Power BI و API و Power Automate.
عند استخدامها باستمرار، تحوّل حالة صحة المشروع التحديثات الذاتية إلى مؤشرات موضوعية، وتساعد المؤسسات مثل InnovationLands على التحكم في محفظة الابتكار الخاصة بها.
💡 توصية: ضع قواعد واضحة لتفسير الألوان. مثلاً: الأحمر = تجاوز الميزانية أو تأخير أكثر من 4 أسابيع. هذا يضمن فهماً مشتركاً بين الجميع.