Naar de hoofdinhoud

Introductie tot Dynamic Mail Templates

Alles wat je moet weten om met dynamic mail templates te werken

Meer dan 2 weken geleden bijgewerkt

Maak communicatie sneller, consistenter en persoonlijker met Dynamic Email Templates. Of je nu campagne-uitnodigingen, herinneringen of bedankberichten verzendt – onze templates besparen tijd en verminderen fouten, terwijl je boodschap herkenbaar en professioneel blijft.

✨ Wat zijn Dynamic Email Templates?

Dynamic Email Templates stellen admins in staat om vooraf herbruikbare e-mails te configureren voor verschillende situaties (uitnodigingen, herinneringen, bedankmails, enz.). Deze templates bevatten slimme placeholders (bijv. {{campaign-title}}) die automatisch worden ingevuld op basis van de geselecteerde campagne, groepselectie of andere tool.

Video tour

Waar kun je ze gebruiken?

Je kunt Dynamic Email Templates gebruiken in:

  • Campagnes (bijv. uitnodiging, herinnering, bedankje)

  • Groepselecties (bijv. uitnodiging om ideeën te beoordelen, herinnering, bedankje)

  • Ideeënfunnels (bijv. bedankbericht, verzoek tot verrijking, statusupdate)

  • Projectlanen (bijv. statusupdates, felicitatie, notificatie)

📌 Alleen gebruikers met de rol Admin of Super Admin kunnen templates beheren.

Gebruikssituaties per tool

Campagnes

  • Gebruikers uitnodigen voor een campagne

  • Herinnering sturen om vóór de deadline ideeën in te dienen

  • Gebruikers bedanken die een idee hebben ingediend

  • Gebruikers bedanken die actief waren tijdens de campagne

  • Eindresultaten van de campagne delen met alle deelnemers

Groepselecties

  • Gebruikers uitnodigen om een set ideeën te beoordelen

  • Herinner gebruikers aan het afronden van hun beoordeling

  • Gebruikers bedanken voor deelname

  • Resultaten of topideeën delen met alle gebruikers

Ideeënfunnel

  • Gebruikers bedanken voor het indienen van een idee

  • Gebruikers informeren dat hun idee meer verrijking nodig heeft

  • Statusupdate sturen (bijv. "Je idee wordt beoordeeld", "goedgekeurd", "afgewezen")

Projectlane

  • Gebruikers feliciteren met het starten van een nieuw project

  • Stakeholders informeren over statusupdates van het project

  • Mededeling bij het stopzetten, goedkeuren, afronden of pauzeren van een project

En nog veel meer aanpasbare toepassingen...

⚙️ Hoe maak en configureer je een template

  1. Ga naar Instellingen → Mail Templates

  2. Klik op “Template toevoegen” en geef een duidelijke naam (bijv. “Campagne Uitnodiging - Nederlands”)

  3. Kies het type template (bijv. Campagne-uitnodiging, Groepselectie Herinnering)

  4. Voeg een onderwerpregel toe (je kunt ook dynamic fields gebruiken)

  5. Schrijf de e-mailtekst met placeholders zoals:

    • {{campaign-title}}

    • {{user-first-name}}

    • {{campaign-deadline}}

    • {{button-link}} (voor call-to-action-knoppen, zoals "Bekijk campagne")

  6. Voeg een label toe voor de call-to-action-knop (optioneel)

  7. Kies de taal (voor meertalige ondersteuning)

  8. Klik op Opslaan

✅ Tip: Gebruik de previewmodus om te zien hoe de e-mail eruitziet voordat je hem gebruikt.

Hoe gebruik je een template bij het versturen van e-mails

  1. Ga naar de betreffende tool (bijv. campagne of selectie)

  2. Navigeer naar het tabblad Communicatie

  3. Kies het e-mailtype (bijv. Uitnodiging, Herinnering)

  4. Selecteer de gewenste template uit het dropdownmenu

  5. Onderwerp en inhoud worden automatisch ingevuld

  6. Controleer de preview van de boodschap:

    • Check op ontbrekende velden

    • Pas eventueel kleine dingen aan

    • Verstuur eventueel eerst een testmail

  7. Klik op Versturen

Beschikbare Dynamic Fields

Dynamic fields worden gebruikt om berichten te personaliseren. Ze worden altijd geschreven in kleine letters en omgeven met {{ }}.

Gebruikersvelden

  • {{user-first-name}} – Voornaam

  • {{user-last-name}} – Achternaam

  • {{user-undercover-name}} – Undercovernaam in campagne

  • {{user-department}} – Afdeling

  • {{user-xp}} – Totale XP

  • {{user-mission-xp}} – XP in een missie

  • {{user-level}} – Gebruikersniveau

Campagnevelden

  • {{campaign-title}} – Campagnetitel

  • {{campaign-description}} – Beschrijving

  • {{campaign-items}} – Aantal ingediende items

  • {{campaign-users}} – Actieve gebruikers

  • {{campaign-input-type}} – Input type

  • {{campaign-deadline}} – Deadline

  • {{campaign-owner}} – Eigenaar

  • {{campaign-nr-1}} t/m {{campaign-nr-10}} – Top 10 gebruikers

Groepselectievelden

  • {{selection-title}} – Titel

  • {{selection-description}} – Beschrijving

  • {{selection-items}} – Aantal ideeën

  • {{selection-criteria}} – Aantal criteria

  • {{selection-owner}} – Eigenaar

  • {{selection-deadline}} – Deadline

  • {{selection-nr-1}} t/m {{selection-nr-5}} – Top 5 ideeën

Funnelvelden

  • {{funnel-title}} – Naam funnel

  • {{funnel-owner}} – Eigenaar

  • {{funnel-lanes}} – Aantal lanes

  • {{funnel-items}} – Totaal aantal items

  • {{funnel-approved}} – Goedgekeurde items

  • {{funnel-denied}} – Afgewezen items

  • {{funnel-active}} – Actieve items

  • {{funnel-submitted}} – Ingediende items

Funnel lane velden

  • {{funnel-lane-title}} – Titel van de lane

  • {{funnel-lane-items}} – Aantal items in de lane

  • {{funnel-lane-deadline}} – Deadline

  • {{funnel-lane-owner}} – Eigenaar

  • {{funnel-lane-status}} – Status van de lane

Ideevelden

  • {{idea-title}} – Titel

  • {{idea-description}} – Beschrijving

  • {{idea-funnel}} – Funnelnaam

  • {{idea-funnel-lane}} – Funnel lane

  • {{idea-owner}} – Eigenaar

  • {{idea-creator}} – Maker

  • {{idea-deadline}} – Deadline

  • {{idea-status}} – Status

  • {{idea-created}} – Datum van aanmaak

  • {{idea-team-members}} – Lijst teamleden

Veelgestelde vragen

Vraag: Kan ik een template bewerken nadat deze is gebruikt?
Antwoord: Ja, maar wijzigingen gelden alleen voor toekomstige e-mails.

Vraag: Wat gebeurt er als een dynamic field leeg of niet beschikbaar is?
Antwoord: Je krijgt een waarschuwing voordat de e-mail wordt verzonden zodat je het kunt oplossen.

Vraag: Kan ik ook e-mails versturen zonder templates?
Antwoord: Ja! Maar templates besparen tijd, voorkomen fouten en zorgen voor consistentie.

Was dit een antwoord op uw vraag?