Maak communicatie sneller, consistenter en persoonlijker met Dynamic Email Templates. Of je nu campagne-uitnodigingen, herinneringen of bedankberichten verzendt – onze templates besparen tijd en verminderen fouten, terwijl je boodschap herkenbaar en professioneel blijft.
✨ Wat zijn Dynamic Email Templates?
Dynamic Email Templates stellen admins in staat om vooraf herbruikbare e-mails te configureren voor verschillende situaties (uitnodigingen, herinneringen, bedankmails, enz.). Deze templates bevatten slimme placeholders (bijv. {{campaign-title}}) die automatisch worden ingevuld op basis van de geselecteerde campagne, groepselectie of andere tool.
Waar kun je ze gebruiken?
Je kunt Dynamic Email Templates gebruiken in:
Campagnes (bijv. uitnodiging, herinnering, bedankje)
Groepselecties (bijv. uitnodiging om ideeën te beoordelen, herinnering, bedankje)
Ideeënfunnels (bijv. bedankbericht, verzoek tot verrijking, statusupdate)
Projectlanen (bijv. statusupdates, felicitatie, notificatie)
📌 Alleen gebruikers met de rol Admin of Super Admin kunnen templates beheren.
Gebruikssituaties per tool
Campagnes
Gebruikers uitnodigen voor een campagne
Herinnering sturen om vóór de deadline ideeën in te dienen
Gebruikers bedanken die een idee hebben ingediend
Gebruikers bedanken die actief waren tijdens de campagne
Eindresultaten van de campagne delen met alle deelnemers
Groepselecties
Gebruikers uitnodigen om een set ideeën te beoordelen
Herinner gebruikers aan het afronden van hun beoordeling
Gebruikers bedanken voor deelname
Resultaten of topideeën delen met alle gebruikers
Ideeënfunnel
Gebruikers bedanken voor het indienen van een idee
Gebruikers informeren dat hun idee meer verrijking nodig heeft
Statusupdate sturen (bijv. "Je idee wordt beoordeeld", "goedgekeurd", "afgewezen")
Projectlane
Gebruikers feliciteren met het starten van een nieuw project
Stakeholders informeren over statusupdates van het project
Mededeling bij het stopzetten, goedkeuren, afronden of pauzeren van een project
En nog veel meer aanpasbare toepassingen...
⚙️ Hoe maak en configureer je een template
Ga naar Instellingen → Mail Templates
Klik op “Template toevoegen” en geef een duidelijke naam (bijv. “Campagne Uitnodiging - Nederlands”)
Kies het type template (bijv. Campagne-uitnodiging, Groepselectie Herinnering)
Voeg een onderwerpregel toe (je kunt ook dynamic fields gebruiken)
Schrijf de e-mailtekst met placeholders zoals:
{{campaign-title}}{{user-first-name}}{{campaign-deadline}}{{button-link}}(voor call-to-action-knoppen, zoals "Bekijk campagne")
Voeg een label toe voor de call-to-action-knop (optioneel)
Kies de taal (voor meertalige ondersteuning)
Klik op Opslaan
✅ Tip: Gebruik de previewmodus om te zien hoe de e-mail eruitziet voordat je hem gebruikt.
Hoe gebruik je een template bij het versturen van e-mails
Ga naar de betreffende tool (bijv. campagne of selectie)
Navigeer naar het tabblad Communicatie
Kies het e-mailtype (bijv. Uitnodiging, Herinnering)
Selecteer de gewenste template uit het dropdownmenu
Onderwerp en inhoud worden automatisch ingevuld
Controleer de preview van de boodschap:
Check op ontbrekende velden
Pas eventueel kleine dingen aan
Verstuur eventueel eerst een testmail
Klik op Versturen
Beschikbare Dynamic Fields
Dynamic fields worden gebruikt om berichten te personaliseren. Ze worden altijd geschreven in kleine letters en omgeven met {{ }}.
Gebruikersvelden
{{user-first-name}}– Voornaam{{user-last-name}}– Achternaam{{user-undercover-name}}– Undercovernaam in campagne{{user-department}}– Afdeling{{user-xp}}– Totale XP{{user-mission-xp}}– XP in een missie{{user-level}}– Gebruikersniveau
Campagnevelden
{{campaign-title}}– Campagnetitel{{campaign-description}}– Beschrijving{{campaign-items}}– Aantal ingediende items{{campaign-users}}– Actieve gebruikers{{campaign-input-type}}– Input type{{campaign-deadline}}– Deadline{{campaign-owner}}– Eigenaar{{campaign-nr-1}}t/m{{campaign-nr-10}}– Top 10 gebruikers
Groepselectievelden
{{selection-title}}– Titel{{selection-description}}– Beschrijving{{selection-items}}– Aantal ideeën{{selection-criteria}}– Aantal criteria{{selection-owner}}– Eigenaar{{selection-deadline}}– Deadline{{selection-nr-1}}t/m{{selection-nr-5}}– Top 5 ideeën
Funnelvelden
{{funnel-title}}– Naam funnel{{funnel-owner}}– Eigenaar{{funnel-lanes}}– Aantal lanes{{funnel-items}}– Totaal aantal items{{funnel-approved}}– Goedgekeurde items{{funnel-denied}}– Afgewezen items{{funnel-active}}– Actieve items{{funnel-submitted}}– Ingediende items
Funnel lane velden
{{funnel-lane-title}}– Titel van de lane{{funnel-lane-items}}– Aantal items in de lane{{funnel-lane-deadline}}– Deadline{{funnel-lane-owner}}– Eigenaar{{funnel-lane-status}}– Status van de lane
Ideevelden
{{idea-title}}– Titel{{idea-description}}– Beschrijving{{idea-funnel}}– Funnelnaam{{idea-funnel-lane}}– Funnel lane{{idea-owner}}– Eigenaar{{idea-creator}}– Maker{{idea-deadline}}– Deadline{{idea-status}}– Status{{idea-created}}– Datum van aanmaak{{idea-team-members}}– Lijst teamleden
Veelgestelde vragen
Vraag: Kan ik een template bewerken nadat deze is gebruikt?
Antwoord: Ja, maar wijzigingen gelden alleen voor toekomstige e-mails.
Vraag: Wat gebeurt er als een dynamic field leeg of niet beschikbaar is?
Antwoord: Je krijgt een waarschuwing voordat de e-mail wordt verzonden zodat je het kunt oplossen.
Vraag: Kan ik ook e-mails versturen zonder templates?
Antwoord: Ja! Maar templates besparen tijd, voorkomen fouten en zorgen voor consistentie.