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Einführung in Dynamic Mail Templates
Einführung in Dynamic Mail Templates

Alles, was du wissen musst, um mit Dynamic Mail Templates zu arbeiten

Diese Woche aktualisiert

Gestalte deine Kommunikation schneller, konsistenter und persönlicher mit Dynamic Email Templates. Egal ob Kampagnen-Einladungen, Erinnerungen oder Dankesnachrichten – unsere Vorlagen sparen Zeit, reduzieren Fehler und sorgen dafür, dass deine Nachricht markenkonform und klar bleibt.

✨ Was sind Dynamic Email Templates?

Dynamic Email Templates ermöglichen es Admins, wiederverwendbare E-Mail-Nachrichten für verschiedene Szenarien (Einladungen, Erinnerungen, Dankes-E-Mails usw.) vorzubereiten. Diese Vorlagen enthalten smarte Platzhalter (z. B. {{campaign-title}}), die automatisch basierend auf der gewählten Kampagne, Gruppenauswahl oder einem anderen Tool ausgefüllt werden.

Wo kannst du sie verwenden?

Dynamic Email Templates können verwendet werden in:

  • Kampagnen (z. B. Einladung, Erinnerung, Dankeschön)

  • Gruppenselektionen (z. B. Einladung zum Bewerten von Ideen, Erinnerung, Dankeschön)

  • Ideen-Funnels (z. B. Dankeschön-Nachricht, Anforderung zur Anreicherung, Status-Update)

  • Projekt-Lanes (z. B. Statusupdates, Glückwunsch, Benachrichtigungen)

📌 Nur Benutzer mit Admin- oder Super Admin-Rollen können Vorlagen verwalten.

Beispielszenarien je Tool

Kampagnen

  • Benutzer zur Teilnahme an der Kampagne einladen

  • Erinnerung senden, um vor der Frist Ideen einzureichen

  • Benutzer für das Einreichen von Ideen danken

  • Benutzer danken, die während der Kampagne aktiv waren

  • Endergebnisse der Kampagne mit allen Teilnehmern teilen

Gruppenselektionen

  • Benutzer einladen, eine Auswahl an Ideen zu bewerten

  • Erinnerung zur Fertigstellung der Bewertung senden

  • Dankeschön an alle Beteiligten

  • Ergebnisse oder Top-Ideen mit allen teilen

Ideen-Funnel

  • Dankeschön für das Einreichen einer Idee

  • Benutzer informieren, dass ihre Idee angereichert werden muss

  • Status-Update senden (z. B. „Deine Idee wird geprüft“, „genehmigt“, „abgelehnt“)

Projekt-Lane

  • Glückwunsch zum Start eines neuen Projekts

  • Stakeholder über Projektfortschritt informieren

  • Projektstatus teilen: gestoppt, genehmigt, abgeschlossen oder pausiert

Und viele weitere anpassbare Anwendungsfälle...

⚙️ So erstellst und konfigurierst du eine Vorlage

  1. Gehe zu Einstellungen → Mail Templates

  2. Klicke auf „Vorlage hinzufügen“ und gib einen klaren Namen ein (z. B. „Kampagnen-Einladung – Deutsch“)

  3. Wähle den Vorlagentyp (z. B. Kampagnen-Einladung, Gruppen-Erinnerung)

  4. Gib eine Betreffzeile ein (auch hier kannst du dynamic fields verwenden)

  5. Schreibe deine E-Mail mit Platzhaltern wie:

    • {{campaign-title}}

    • {{user-first-name}}

    • {{campaign-deadline}}

    • {{button-link}} für Aktionsbuttons (z. B. „Kampagne anzeigen“)

  6. Optional: Button-Label hinzufügen für den Call-to-Action

  7. Sprache auswählen

  8. Auf Speichern klicken

✅ Tipp: Nutze die Vorschau, um die E-Mail vorab zu prüfen.

Wie verwende ich eine Vorlage beim Senden von E-Mails?

  1. Gehe zum jeweiligen Tool (z. B. Kampagne oder Selektion)

  2. Navigiere zum Tab Kommunikation

  3. Wähle den E-Mail-Typ (z. B. Einladung, Erinnerung)

  4. Wähle die gewünschte Vorlage im Dropdown-Menü

  5. Betreff und Inhalt werden automatisch ausgefüllt

  6. Vorschau prüfen:

    • Fehlende Felder erkennen

    • Bei Bedarf anpassen

    • Testmail an dich selbst senden

  7. Auf Senden klicken

Verfügbare Dynamic Fields

Dynamic fields dienen zur Personalisierung und sind immer klein geschrieben und mit {{ }} umschlossen.

Benutzerfelder

  • {{user-first-name}} – Vorname

  • {{user-last-name}} – Nachname

  • {{user-undercover-name}} – Deckname in der Kampagne

  • {{user-department}} – Abteilung

  • {{user-xp}} – Gesamt-XP

  • {{user-mission-xp}} – XP in einer Mission

  • {{user-level}} – Benutzerlevel

Kampagnenfelder

  • {{campaign-title}} – Titel der Kampagne

  • {{campaign-description}} – Beschreibung

  • {{campaign-items}} – Anzahl der eingereichten Ideen

  • {{campaign-users}} – Aktive Benutzer

  • {{campaign-input-type}} – Eingabetyp

  • {{campaign-deadline}} – Frist

  • {{campaign-owner}} – Kampagnenverantwortlicher

  • {{campaign-nr-1}} bis {{campaign-nr-10}} – Top 10 Benutzer

Gruppenselektionsfelder

  • {{selection-title}} – Titel

  • {{selection-description}} – Beschreibung

  • {{selection-items}} – Anzahl der Ideen

  • {{selection-criteria}} – Anzahl der Kriterien

  • {{selection-owner}} – Verantwortlicher

  • {{selection-deadline}} – Frist

  • {{selection-nr-1}} bis {{selection-nr-5}} – Top 5 Ideen

Funnelfelder

  • {{funnel-title}} – Funnel-Titel

  • {{funnel-owner}} – Verantwortlicher

  • {{funnel-lanes}} – Anzahl der Lanes

  • {{funnel-items}} – Gesamtanzahl

  • {{funnel-approved}} – Genehmigte Ideen

  • {{funnel-denied}} – Abgelehnte Ideen

  • {{funnel-active}} – Aktive Ideen

  • {{funnel-submitted}} – Eingereichte Ideen

Funnel Lane Felder

  • {{funnel-lane-title}} – Titel der Lane

  • {{funnel-lane-items}} – Elemente in der Lane

  • {{funnel-lane-deadline}} – Frist

  • {{funnel-lane-owner}} – Verantwortlicher

  • {{funnel-lane-status}} – Status

Ideenfelder

  • {{idea-title}} – Titel

  • {{idea-description}} – Beschreibung

  • {{idea-funnel}} – Funnel-Name

  • {{idea-funnel-lane}} – Funnel-Lane

  • {{idea-owner}} – Verantwortlicher

  • {{idea-creator}} – Ersteller

  • {{idea-deadline}} – Frist

  • {{idea-status}} – Status

  • {{idea-created}} – Erstellungsdatum

  • {{idea-team-members}} – Teammitglieder

FAQs

F: Kann ich eine Vorlage nach Verwendung bearbeiten?
A: Ja, Änderungen gelten jedoch nur für künftige E-Mails.

F: Was passiert, wenn ein dynamic field leer ist?
A: Du bekommst vor dem Versenden eine Warnung und kannst es korrigieren.

F: Kann ich E-Mails auch ohne Vorlagen senden?
A: Ja! Aber Templates sparen Zeit, vermeiden Fehler und sorgen für Konsistenz.

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