Gestalte deine Kommunikation schneller, konsistenter und persönlicher mit Dynamic Email Templates. Egal ob Kampagnen-Einladungen, Erinnerungen oder Dankesnachrichten – unsere Vorlagen sparen Zeit, reduzieren Fehler und sorgen dafür, dass deine Nachricht markenkonform und klar bleibt.
✨ Was sind Dynamic Email Templates?
Dynamic Email Templates ermöglichen es Admins, wiederverwendbare E-Mail-Nachrichten für verschiedene Szenarien (Einladungen, Erinnerungen, Dankes-E-Mails usw.) vorzubereiten. Diese Vorlagen enthalten smarte Platzhalter (z. B. {{campaign-title}}), die automatisch basierend auf der gewählten Kampagne, Gruppenauswahl oder einem anderen Tool ausgefüllt werden.
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Wo kannst du sie verwenden?
Dynamic Email Templates können verwendet werden in:
Kampagnen (z. B. Einladung, Erinnerung, Dankeschön)
Gruppenselektionen (z. B. Einladung zum Bewerten von Ideen, Erinnerung, Dankeschön)
Ideen-Funnels (z. B. Dankeschön-Nachricht, Anforderung zur Anreicherung, Status-Update)
Projekt-Lanes (z. B. Statusupdates, Glückwunsch, Benachrichtigungen)
📌 Nur Benutzer mit Admin- oder Super Admin-Rollen können Vorlagen verwalten.
Beispielszenarien je Tool
Kampagnen
Benutzer zur Teilnahme an der Kampagne einladen
Erinnerung senden, um vor der Frist Ideen einzureichen
Benutzer für das Einreichen von Ideen danken
Benutzer danken, die während der Kampagne aktiv waren
Endergebnisse der Kampagne mit allen Teilnehmern teilen
Gruppenselektionen
Benutzer einladen, eine Auswahl an Ideen zu bewerten
Erinnerung zur Fertigstellung der Bewertung senden
Dankeschön an alle Beteiligten
Ergebnisse oder Top-Ideen mit allen teilen
Ideen-Funnel
Dankeschön für das Einreichen einer Idee
Benutzer informieren, dass ihre Idee angereichert werden muss
Status-Update senden (z. B. „Deine Idee wird geprüft“, „genehmigt“, „abgelehnt“)
Projekt-Lane
Glückwunsch zum Start eines neuen Projekts
Stakeholder über Projektfortschritt informieren
Projektstatus teilen: gestoppt, genehmigt, abgeschlossen oder pausiert
Und viele weitere anpassbare Anwendungsfälle...
⚙️ So erstellst und konfigurierst du eine Vorlage
Gehe zu Einstellungen → Mail Templates
Klicke auf „Vorlage hinzufügen“ und gib einen klaren Namen ein (z. B. „Kampagnen-Einladung – Deutsch“)
Wähle den Vorlagentyp (z. B. Kampagnen-Einladung, Gruppen-Erinnerung)
Gib eine Betreffzeile ein (auch hier kannst du dynamic fields verwenden)
Schreibe deine E-Mail mit Platzhaltern wie:
{{campaign-title}}{{user-first-name}}{{campaign-deadline}}{{button-link}}für Aktionsbuttons (z. B. „Kampagne anzeigen“)
Optional: Button-Label hinzufügen für den Call-to-Action
Sprache auswählen
Auf Speichern klicken
✅ Tipp: Nutze die Vorschau, um die E-Mail vorab zu prüfen.
Wie verwende ich eine Vorlage beim Senden von E-Mails?
Gehe zum jeweiligen Tool (z. B. Kampagne oder Selektion)
Navigiere zum Tab Kommunikation
Wähle den E-Mail-Typ (z. B. Einladung, Erinnerung)
Wähle die gewünschte Vorlage im Dropdown-Menü
Betreff und Inhalt werden automatisch ausgefüllt
Vorschau prüfen:
Fehlende Felder erkennen
Bei Bedarf anpassen
Testmail an dich selbst senden
Auf Senden klicken
Verfügbare Dynamic Fields
Dynamic fields dienen zur Personalisierung und sind immer klein geschrieben und mit {{ }} umschlossen.
Benutzerfelder
{{user-first-name}}– Vorname{{user-last-name}}– Nachname{{user-undercover-name}}– Deckname in der Kampagne{{user-department}}– Abteilung{{user-xp}}– Gesamt-XP{{user-mission-xp}}– XP in einer Mission{{user-level}}– Benutzerlevel
Kampagnenfelder
{{campaign-title}}– Titel der Kampagne{{campaign-description}}– Beschreibung{{campaign-items}}– Anzahl der eingereichten Ideen{{campaign-users}}– Aktive Benutzer{{campaign-input-type}}– Eingabetyp{{campaign-deadline}}– Frist{{campaign-owner}}– Kampagnenverantwortlicher{{campaign-nr-1}}bis{{campaign-nr-10}}– Top 10 Benutzer
Gruppenselektionsfelder
{{selection-title}}– Titel{{selection-description}}– Beschreibung{{selection-items}}– Anzahl der Ideen{{selection-criteria}}– Anzahl der Kriterien{{selection-owner}}– Verantwortlicher{{selection-deadline}}– Frist{{selection-nr-1}}bis{{selection-nr-5}}– Top 5 Ideen
Funnelfelder
{{funnel-title}}– Funnel-Titel{{funnel-owner}}– Verantwortlicher{{funnel-lanes}}– Anzahl der Lanes{{funnel-items}}– Gesamtanzahl{{funnel-approved}}– Genehmigte Ideen{{funnel-denied}}– Abgelehnte Ideen{{funnel-active}}– Aktive Ideen{{funnel-submitted}}– Eingereichte Ideen
Funnel Lane Felder
{{funnel-lane-title}}– Titel der Lane{{funnel-lane-items}}– Elemente in der Lane{{funnel-lane-deadline}}– Frist{{funnel-lane-owner}}– Verantwortlicher{{funnel-lane-status}}– Status
Ideenfelder
{{idea-title}}– Titel{{idea-description}}– Beschreibung{{idea-funnel}}– Funnel-Name{{idea-funnel-lane}}– Funnel-Lane{{idea-owner}}– Verantwortlicher{{idea-creator}}– Ersteller{{idea-deadline}}– Frist{{idea-status}}– Status{{idea-created}}– Erstellungsdatum{{idea-team-members}}– Teammitglieder
FAQs
F: Kann ich eine Vorlage nach Verwendung bearbeiten?
A: Ja, Änderungen gelten jedoch nur für künftige E-Mails.
F: Was passiert, wenn ein dynamic field leer ist?
A: Du bekommst vor dem Versenden eine Warnung und kannst es korrigieren.
F: Kann ich E-Mails auch ohne Vorlagen senden?
A: Ja! Aber Templates sparen Zeit, vermeiden Fehler und sorgen für Konsistenz.