El Buzón de Ideas de la Empresa es el lugar central dentro del Portal de Innovación donde se pueden agregar ideas que no están relacionadas con ninguna campaña específica. Esta función ayuda a recopilar ideas que los usuarios crean espontáneamente. Puedes encontrar el Buzón de Ideas de la Empresa (cuando está activado) en el Portal de Innovación. Allí verás el botón AGREGAR IDEA en la parte superior de la página. También encontrarás esta opción en el menú del usuario, en la esquina superior derecha. Además, este botón AGREGAR IDEA también aparece en las páginas principales de Departamento, Categoría y Tema.
Explicación en vídeo
Espontáneo vs Campaña
Las ideas espontáneas son aquellas que surgen de la creatividad personal, la curiosidad o la observación de un problema u oportunidad. No son el resultado de una campaña relacionada con un tema específico y pueden enviarse en cualquier momento. Estas ideas pueden abarcar diversos ámbitos, como productos, servicios, procesos, mercados o impacto social.
Una campaña es un proceso estructurado para generar y evaluar ideas sobre un tema o problema concreto. A veces llamada desafío o misión, una campaña tiene una fecha límite y criterios claros para seleccionar las mejores ideas. Las ideas de campaña se centran en un área específica, como la satisfacción del cliente, la sostenibilidad o la transformación digital.
Cómo configurar o administrar el Buzón de Ideas de la Empresa
Ve al Innovation Studio
Dirígete a Misiones → Buzón de Ideas de la Empresa
Gestionar Configuración General
Aquí puedes gestionar todas las configuraciones del Buzón de Ideas:
Activar/Desactivar esta función. Esto impactará directamente en la visibilidad del botón AGREGAR IDEA en las siguientes páginas:
Portal de Innovación
Páginas de Departamento
Páginas de Categoría
Páginas de Temas/Tendencias
Configurar en qué embudo (funnel) se colocarán las ideas enviadas desde esta función
Activar/desactivar la opción de que los usuarios puedan subir o vincular archivos a la idea
Permitir o no que otros usuarios comenten la idea
Gestionar la configuración del formulario
Tienes control total sobre el formulario para recopilar ideas. De forma predeterminada, se incluyen los siguientes campos: Imagen, Barra de herramientas, Título, Descripción, Etiquetas, Departamento, Categorías.
Puedes añadir nuevos campos al formulario. Solo haz clic en Agregar campo para incluirlo. Antes de eso, debes haber creado el campo como campo personalizado.
Gestionar campos personalizados:
Innovation Studio → Configuración → Campos personalizados
Otras acciones que puedes realizar en el formulario:
Reordenar los campos
Hacer que ciertos campos sean obligatorios
Eliminar campos
Gestionar Integraciones
Puedes integrar esta función con correo electrónico y Microsoft Teams.
Integración con correo electrónico:
Al habilitar esta función, se generará una dirección de correo única que puedes usar para enviar ideas. Todos los correos enviados a esta dirección serán verificados por reglas de seguridad y formato.
El remitente (FROM) será reconocido como el autor de la idea
El asunto del correo se usará como título de la idea
El cuerpo del correo se usará como descripción de la idea
Todos los archivos adjuntos se vincularán como archivos de la idea
La primera imagen adjunta se usará como imagen de la idea
El remitente siempre recibirá una notificación tras enviar una idea, incluso si hay problemas de seguridad o formato
Consejo: Puedes crear un contacto con esta dirección de correo para que los empleados encuentren fácilmente a quién enviar sus ideas.
Seguridad:
Por razones de seguridad, solo los usuarios registrados de la empresa pueden enviar ideas. Si el remitente no es un usuario activo en el sistema, la creación de la idea será bloqueada.
Integración con Teams:
Puedes integrar la página de envío de ideas en Microsoft Teams usando un enlace generado.
Consejo: Existe una app de Teams dedicada que puedes instalar y utilizar.
Notificación tras enviar una idea
Puedes configurar un mensaje automático que se muestra al usuario justo después de enviar una idea. Este mensaje puede ser de agradecimiento o para explicar qué sucederá después del envío. Asegúrate de que el mensaje sea siempre breve y positivo.
Puedes decidir si deseas usar este mensaje y en qué lugar mostrarlo (navegador y/o correo electrónico).
Después, configura el contenido del mensaje según lo necesites.
Celebración
Como detalle motivador, puedes mostrar confeti al enviar una nueva idea. Esta función puede desactivarse o, si está activa, puedes elegir el tipo de celebración (fuegos artificiales, estrellas, etc.). Usa el botón Vista previa para ver cómo se ve cada animación.
Consejo: Está demostrado que las empresas generan entre un 5 % y un 10 % más de ideas cuando utilizan este tipo de funciones de gamificación.