Eine der größten Herausforderungen bei Innovationsprojekten besteht darin, den Überblick über alle notwendigen Aktivitäten zu behalten, damit das Projekt auf Kurs bleibt und keine Aufgabe vergessen wird. Wie behält man also die Kontrolle über Aktivitäten und Fortschritte innerhalb eines Innovationsprojekts und -teams? Nutze das Aufgabenmanagement!
Das Aufgabenmanagement ist Bestandteil der Innovationsprojekte. Öffne ein Projekt und wähle den Tab „Aufgaben (Tasks)“:
Es gibt zwei Ansichten zur Verwaltung von Aufgaben: Listenansicht und Gantt-Ansicht
Aufgabenmanagement: Listenansicht
In dieser Ansicht findest du eine intelligente Liste aller Aufgaben für dieses Projekt. Alle Aufgaben werden je nach Einstellung unter „Gruppieren nach“ gruppiert. Du kannst gruppieren nach:
Woche – Alle Aufgaben werden nach Wochen gruppiert
Monat – Alle Aufgaben werden nach Monaten gruppiert
Phasen – Alle Aufgaben werden nach Phasen gruppiert
Status – Alle Aufgaben werden nach ihrem Status gruppiert
Eigentümer – Alle Aufgaben werden nach dem Verantwortlichen gruppiert
Aufgabenmanagement: Gantt-Ansicht
Die Gantt-Ansicht zeigt alle Aufgaben des Projekts in einem übersichtlichen, interaktiven Zeitplan. Du erhältst eine zeitliche Übersicht, kannst Hierarchien und Fortschritte einsehen und bei Mouseover weitere Details zu den Aufgaben abrufen.
Neue Aufgabe hinzufügen
Neue Aufgaben kannst du über die Schaltfläche „Aufgabe hinzufügen (Add Task)“ erstellen.
Folgende Felder sind auszufüllen:
Titel – Titel der Aufgabe (Pflichtfeld)
Phase – Freitextfeld oder Auswahl bestehender Phasen aus dem Projekt
Eigentümer – Zuständige Person (wird nach dem Speichern benachrichtigt)
Enddatum – Frist für die Aufgabe (am Stichtag wird eine Erinnerung gesendet)
Dauer – Benötigte Zeit zur Ausführung
Status – Noch nicht gestartet, in Bearbeitung oder abgeschlossen
Beschreibung – Ausführliche Beschreibung der Aufgabe
Aufgaben direkt in der Liste bearbeiten
In der intelligenten Liste können Aufgaben direkt und live bearbeitet werden. Wenn du zum Beispiel das Enddatum änderst, wird die Gruppierung automatisch angepasst. Das gilt auch für alle sichtbaren Felder in der Liste.
Benachrichtigungen
Folgende Benachrichtigungen sind mit Aufgaben verknüpft:
Eine Benachrichtigung wird an die zuständige Person bei Erstellung oder Änderung der Aufgabe gesendet.
Eine Erinnerung wird am Morgen des Fälligkeitsdatums verschickt – außer die Aufgabe wurde bereits als abgeschlossen markiert.