Introducción a la gestión de embudos (Funnel Management)
La gestión de embudos es el proceso de administrar flujos de trabajo personalizados compuestos por etapas, puertas de decisión (gates) y acciones. Es parte integral del proceso de gestión de la innovación.
El embudo de innovación es una herramienta visual que describe un proceso de alto nivel para identificar ideas valiosas. Es un sistema flexible y adaptable que permite a los equipos de innovación analizar y evaluar ideas según criterios como deseabilidad, viabilidad, impacto comercial, rentabilidad, costos, riesgos y más.
Con los embudos de innovación, puedes monitorear todo el proceso desde la idea hasta la entrega. Ya sea para el desarrollo de nuevos productos, reducción de costos, optimización de procesos o mejora de la experiencia del cliente, el objetivo del embudo es generar insights valiosos que permitan una toma de decisiones experta y, en última instancia, aumentar el impacto y el valor para las partes interesadas.
Recorrido en vídeo por el embudo
Generalmente, un embudo de innovación tiene tres partes:
La entrada ancha: punto de entrada para recolectar muchas ideas mediante desafíos, lluvias de ideas o sesiones de aporte
La parte estrechándose: consiste en etapas y puertas con acciones y decisiones
La salida estrecha: resultado con una lista corta de ideas o soluciones de alto impacto
Implementar la gestión de embudos en los procesos de tu organización permite una toma de decisiones efectiva en cada paso del ciclo: colaboración, selección de ideas, desarrollo y entrega. Cada embudo tiene su propia configuración de etapas, propietarios, acciones y notificaciones.
Cada etapa requiere ciertos criterios antes de permitir avanzar una idea. Esto ayuda a filtrar una lista extensa de ideas iniciales hacia una selección enfocada de soluciones con alto potencial.
An innovation funnel
Un embudo de innovación optimizado
En Accept Mission hemos mejorado el enfoque tradicional al separar opcionalmente el proceso de gestión de ideas (de la idea hasta la aceptación) del proceso de sprint de innovación (desde el desarrollo hasta la entrega).
Esta separación permite más decisiones de tipo "go/no-go", logrando mejores resultados con menos desperdicio de recursos.
1) Crear nuevos embudos
Con Accept Mission puedes crear embudos tanto para ideas como para proyectos de innovación.
Puedes crear embudos específicos para:
Objetivos estratégicos / temas / departamentos / países / marcas
Tipo de innovación (invención / mejora / grande / pequeña)
Campañas de innovación / desarrollo de proyectos
El proceso de creación es sencillo y puedes personalizarlo según tus necesidades.
a) Cómo crear un nuevo embudo
Ve a Configuración > Gestión de embudos (Funnel Management)
En la esquina superior izquierda, selecciona si deseas crear un embudo de [ IDEAS ] o [ PROYECTOS ]
En “Seleccionar embudo”, verás el embudo activo. Por defecto, cada organización tiene al menos uno de ideas y uno de proyectos
Haz clic en [ Agregar embudo ] para crear uno nuevo
Ponle un título y haz clic en [ Guardar ]
El propietario del embudo es quien lo administra. Por defecto, es la persona que lo creó, pero puedes asignar otro usuario
b) Personalizar tu embudo
Puedes agregar, eliminar o reordenar etapas (stages) mediante arrastrar y soltar.
Cada etapa puede ser editada en [ Configuración de la etapa ]. Ahí puedes configurar:
Cada etapa puede ser editada en [ Configuración de la etapa ]. Ahí puedes configurar:
Estado: Activo, Aprobado, En espera o Rechazado (por defecto: activo)
Tipo: Etapa (requiere acción) o Puerta (requiere decisión)
Propietario de etapa: usuario admin que se encarga de las ideas en esa fase
Elementos asignados (ideas o proyectos)
En [ Configuración de etapa ], puedes ajustar todo lo anterior y más
Puedes eliminar un embudo si no contiene elementos
2) Acceso de administradores: niveles de permiso
En Acceso de Administradores, puedes configurar la privacidad del embudo y definir qué administradores pueden acceder a él.
a. Abierto vs Privado
Abierto: el embudo está disponible para todos los administradores (y super-admins)
Privado: solo el propietario y los administradores asignados pueden acceder. Para ello usa [ Agregar administradores ]
b. Agregar administradores
Con [ Agregar administradores ], puedes:
Permitir que otros admins vean o editen la configuración del embudo
Trabajar con los elementos (ideas/proyectos) según los permisos definidos en “Acceso a elementos”
c. Acceso a elementos
Puedes definir si cada admin puede ver, editar o eliminar elementos del embudo.
Por defecto, al agregar un admin, se le otorgan los permisos “listar” y “ver”.
Si cambias el propietario del embudo, este nuevo usuario recibirá permisos completos.
3) Gestionar ideas dentro del embudo
Una vez creado el embudo, asignadas las etapas y los responsables, y configurados los accesos, puedes comenzar a trabajar en él.
Accede a tu embudo desde la sección <IDEAS> del panel de administración.
a. Seleccionar un embudo
En la parte superior izquierda, verás el embudo activo y el número de ideas contenidas.
Haz clic en el menú desplegable para cambiar de embudo o crear uno nuevo (ver paso 1a).
b. Vista Kanban del embudo
Esta vista te muestra todas las etapas, puertas y tarjetas de ideas.
Desde aquí puedes:
Agregar ideas
Buscar, filtrar, dar votos positivos (pulgar arriba)
Mover ideas de una etapa a otra con arrastrar y soltar
Usar el botón [ Acción ] para mover una idea a otro embudo o eliminarla
c. Vincular una misión a un embudo
Cuando creas una nueva misión, es obligatorio vincularla a un embudo.
Si estás editando una misión existente, puedes cambiar el embudo desde el menú.
Las nuevas ideas de esa misión se guardarán automáticamente en el embudo seleccionado.
También puedes cambiar esto manualmente en los ajustes de la tarjeta de idea.
d. Actualizar una tarjeta de idea
Haz clic en una tarjeta para abrirla.
Según tus permisos (ver 2c), puedes ver, editar o eliminar la idea.
Dentro de la tarjeta verás a qué embudo está asociada, y podrás modificarlo si es necesario.
